Кейс Allgaier Werke: Повышение гибкости и скорости планирования персонала на производстве с помощью автоматизации

Новые методики и инструменты управления персоналом разрабатываются постоянно, ведь от эффективности и качества работы сотрудников напрямую зависит эффективность любого процесса и успешность любого проекта. В современном мире на помощь руководителям проходят достижения информационных технологий, помогающие оценивать производительность персонала, посещаемость, время работы, согласовывать графики и распределять ресурсы. Что же IT может предложить производителям сегодня – рассмотрим на примере немецкого производителя автокомпонентов Allgaier Werke.

Этот материал опубликован из ознакомительного номера журнала Альманах «Управление производством»

Существует огромное количество различных практик и инструментов управления персоналом, но, в сущности, все они сводятся к ответу на один вопрос: какое количество сотрудников (количественное измерение) какой квалификации (качественное измерение) необходимо привлечь в определенное время (временное измерение) в определенном месте (пространственное измерение) для выполнения определенной работы. На практике это значит соблюдение при распределении трудовых ресурсов пяти основных параметров:

  • необходимая квалификация,
  • необходимое количество,
  • необходимое время,
  • необходимое место работы,
  • необходимые (оптимальные) затраты.

Это непростая задача, и современные высокие технологии могут ее в значительной мере облегчить.
Многие поставщики программного обеспечения являются сторонниками следующей модели планирования управления персоналом:

  1. кадровое планирование – точное определение необходимой численности персонала; 
  2. создание графиков рабочего времени; 
  3. распределение кадров;
  4. организация рабочего времени.

Такой подход, несомненно, отличается практичностью и приносит неоспоримую пользу. Однако следует отметить, что объединение некоторых этапов может принести дополнительную выгоду.

Шаг 1. Кадровое планирование. Для наиболее эффективного использования потенциала персонала, необходимо как можно более точно определить, сколько сотрудников с заданной квалификацией нужно задействовать на том или ином рабочем месте для выполнения конкретной функции. Этот вопрос, хотя и кажется достаточно простым, на практике нередко вызывает затруднения. В последнее время определять необходимое количество персонала исключительно на основании прошлого опыта недостаточно, поскольку привычные практики, как показывает опыт, недостаточно эффективны и имеют огромный потенциал оптимизации численности персонала. Но насущной проблемой для многих предприятий является то, что руководителю часто недостает подходящего инструментария для определения оптимального количества сотрудников.

Современные программные решения позволяют спрогнозировать необходимую численность персонала с учетом необходимых мероприятий по подбору и подготовке персонала, праздничных и предпраздничных дней, тенденций производственного развития и даже погоды. Кроме того, в помощь руководителю предлагается и система планирования производства PPS.

Шаг 2. Создание графиков рабочего времени. На основе существующей потребности в персонале создаются графики рабочего времени, которые призваны максимально удовлетворять требованиям существующего спроса. При их составлении должно учитываться огромное количество производственных факторов, а также законодательные и тарифные предписания. В некоторых случаях продолжительное время занимает согласование графиков с руководством и производственным советом. Это очень затратный по времени и усилиям труд, который могут выполнить современные технологии, причем гораздо быстрее и точнее.

Кроме того, единожды созданные графики, как правило, меняются довольно редко и используются при дальнейшем планировании в исходном виде. Впрочем, существуют и исключения: например, на торговых предприятиях и в центрах обработки звонков, где рабочие графики фактически формируются непосредственно в процессе, когда звонок поступает свободному оператору. Современные колл-центры являются отличным примером слияния второго и третьего этапов управления персоналом – создания рабочих графиков и расстановки кадров. Конечно, им помогает специфика работы, но, в сущности, подобная интеграция (или, скорее, разнообразие доступных рабочих моделей) может существенно повысить гибкость производственного планирования.

Такой подход к планированию занятости кадров помогает сформировать гибкую систему управления персоналом. Почему это важно? Планирование, основанное исключительно на одной модели (например, начало работы в 7.00, завершение – в 15.00, скользящий получасовой перерыв), не способно сбалансировать еженедельные или сезонные колебания в потребности персонала. Потери, связанные с простоем или переработками, некачественное обслуживание, низкая мотивация сотрудников – это лишь некоторые из возможных негативных последствий такого планирования.

Шаг 3. Распределение кадров. На данном этапе происходит непосредственно планирование как таковое – определяется, какой сотрудник должен занять данное место или, другими словами, выполнять данную функцию. При этом продолжительность периода может значительно варьироваться. При планировании учитывается ряд факторов: квалификация, предпочтения сотрудников, продолжительность отсутствия на рабочем месте, правовые/тарифные предписания и др.

Эффективные инструменты планирования дают возможность использовать полностью автоматизированные системы генерирования нескольких вариантов плана. Возможным становится даже создание различных сценариев. Оптимальный план может иметь разные акценты: один – с наивысшим уровнем обслуживания, другой – с сокращенным временем работы оборудования. Так руководитель может решить, что находится на вершине его приоритетов в данный момент: качество, сроки, уровень затрат. Практическое применение разных вариантов плана зависит не только от функциональной сложности и индивидуальных параметров системы, но и используемых алгоритмов планирования.

Шаг 4. Организация рабочего времени. Организация рабочего времени связана, преимущественно, с началом и окончанием рабочего дня сотрудников. На этом этапе также производится расчет заработной платы персонала на основе отработанного им времени. Такого рода расчеты и связанные с ними предписания могут быть чрезвычайно сложными. Периоды отсутствия на рабочем месте по любым причинам (болезни, отпуск) также предусматриваются в плане и подсчитываются. Кроме того, при организации рабочего времени собираются все данные, необходимые для расчета зарплат, премий, гонораров. При этом обязательным для выполнения является требование о включении всех правовых и тарифных предписаний в систему. В противном случае не избежать дополнительных затрат и снижения качества планирования в связи с недостатком информации. Представленный алгоритм мы рассмотрим на практическом примере немецкого производителя и поставщика промышленного оборудования.

Практические решения Allgaier Werke GmbH

Allgaier Werke GmbH со штаб-квартирой в городе Уинген (Германия) является ведущим поставщиком оборудования, специализирующемся преимущественно на продаже станков для обработки под давлением. Оборот компании составляет около 337,6 млн. евро. Численность сотрудников – около 2000 человек. Большая часть прибыли компании приходится на формованные изделия и встраиваемые компоненты для автомобильной промышленности. Кроме того, на предприятии разрабатываются и производятся высокотехнологичные станки и устройства – например, сушильные установки или системы охлаждения. Холдинг включает в себя другие дочерние предприятия по производству и сбыту в Германии и за ее пределами, а также имеет представительства в крупных промышленных странах по всему миру.

Проблема:

  • отсутствие единой системы планирования, существование порядка 30 разных табелей учета времени;
  • частые ошибки, расчеты требуют много времени и сил;
  • отсутствие единого механизма планирования затрудняет процесс перевода кадров из одного отдела в другой;
  • графики часто содержат неактуальную информацию.

Решение:

Внедрение единой системы производственного планирования на основании модульного программного обеспечения.

Результаты:

  • повышение прозрачности процессов на производстве и стандартизация процесса планирования;
  • экономия рабочего времени;
  • сокращение числа ошибок при распределении трудовых ресурсов;
  • производственное планирование отталкивается от актуальных данных; 
  • повышение гибкости при планировании расстановки кадров.

Производственное планирование на Allgaier Werke GmbH

Ранее для осуществления процесса производственного планирования на предприятиях Allgaier Werke GmbH не существовало единой методики. Каждый отдел составлял планы так, как считал нужным. В большинстве случаев планирование сводилось к составлению индивидуальных табелей в программе MS EXCEL. Необходимость составления более 30 индивидуальных табелей – со специфическими сокращениями, особой цветовой маркировкой и временной шкалой, – сводила эффективность анализа текущего планирования практически к нулю. Один отдел мог расписывать по дням индивидуальную загрузку каждого работника, в то время как другой – отталкивался от конкретного рабочего места и указывал объем работы на неделю.

В силу недостаточной прозрачности системы, решение проблем трудовой нагрузки, продуктивности и эффективного использования рабочего времени сотрудника было связано с существенными затратами. Кроме того, отсутствие единого механизма планирования затрудняло процесс перевода кадров из одного отдела в другой в случае излишка или недостатка человеческих ресурсов. Такие перестановки или изменения часто производились лишь после общего одобрения и не фиксировались в планах. В связи с этим индивидуальные табели содержали в себе устаревшую информацию, что в свою очередь затрудняло распределение ресурсов в случае заболевания сотрудника, ухода в отпуск, отъезда в командировку, ухода на повышение квалификации: поскольку часть принципиально важной информации была утеряна, невозможно было с уверенностью сказать, кто из сотрудников сможет заменить отсутствующего. Любое незапланированное изменение загрузки вызывало сбои и задержки производственного процесса.

Поскольку такой вид планирования не способствовал эффективной организации рабочего времени, не существовало и системы онлайн-информирования об отклонениях от первоначального графика и плана работ. Поэтому первые полчаса рабочего дня были посвящены распределению заданий среди рабочих – только тогда становилось понятно, хватает ли вообще работников для выполнения запланированной на день нормы или нет.

Кроме того, при планировании не учитывалось текущее время присутствия сотрудников на рабочем месте (за вычетом перерывов), поэтому руководителю группы приходилось сверяться с планом организации рабочего времени. Поскольку подсчеты времени присутствия в таблицах MS EXCEL производились нерегулярно, прогнозы относительно требуемого времени пребывания сотрудников на рабочем месте и последствий возможных изменений были весьма приблизительны. Превышение норм рабочего времени, зафиксированного в графиках, стало обычным явлением.

Именно так выглядела система кадрового планирования на предприятиях Allgaier Werke GmbH до внедрения современных систем: она занимала много времени, была подвержена ошибкам; ей недоставало простоты и гибкости. А главная проблема заключалась в том, что составленные планы не соответствовали действительности.

Постановка целей

Перед внедрением системы производственного планирования были определены четкие цели. Главная цель заключалась в создании единой для всего предприятия методики планирования. Было принято решение отказаться от 30 различных табелей. При этом необходимо было оперативно обеспечить принятие персоналом новой формы планирования, чтобы избежать простоев в производстве.

Раньше производственные планы никогда не соответствовали реальности, поскольку не фиксировали или фиксировали с опозданием краткосрочные изменения в планах. Эта практика подлежала устранению, чтобы процесс планирования стал более гибким и корректным. Также крайне необходимо было сократить затрачиваемое на планирование время (например, на распределение вспомогательных рабочих), а переход сотрудников между отделами должен был стать обычной практикой. Кроме того, ожидалось, что новая система позволит сократить расходы на планирование. Составление графиков, а также многочисленные замены и перестановки в процессе работы были исключительно трудоемкими, в то время как руководители рабочих групп должны иметь больше времени на контроль производства и управление персоналом.

В целом, используя единую систему производственного планирования с интегрированными графиками рабочего времени, компания стремилась повысить прозрачность процессов на производстве, а значит, мероприятия должны быть лучше спланированы, отклонения должны оперативно фиксироваться, а процессы – тщательно анализироваться. Из-за недостатка актуальных данных и рассогласованности разрабатываемых планов обработка данных была исключительно трудоемким и подверженным ошибкам процессом. Поэтому руководство Allgaier Werke GmbH решило провести усовершенствование процедуры управления персоналом.

Новый подход к производственному планированию

Модульное программное обеспечение, выбранное Allgaier Werke, предназначено преимущественно для малых и средних предприятий и полностью исполнена на языке программирования Java.

Сегодня поставщики на рынке программного обеспечения предлагают немало программ для управления персоналом, которые существенно разнятся набором своих функций. Руководство Allgaier Werke GmbH предпочло вариант, включающий интеграцию системы расстановки персонала и организацию рабочего времени (этап 3 и 4 производственного планирования, соответственно). Выбранное программное обеспечение обладает следующими характеристиками:

  • управление основными данными (личные дела, квалификация, сфера деятельности, рабочие места и т.д.);
  • конфигурируемые варианты планирования с динамическими элементами;
  • самостоятельно определяемые единицы и сроки планирования;
  • возможность точного планирования рабочего времени (с точностью до минуты) и количества рабочих мест;
  • полная интеграция с системой организации рабочего времени (общие основные данные, информация об отсутствии на рабочем месте, скользящий график, отпуска и выходные дни);
  • возможность более точного прогнозирования, а также внесения изменений в графики за прошедшие периоды; 
  • учет расходов на персонал;
  • онлайн-контроль (излишек или недостаток персонала, квалификация, нарушения норм использования оборудования, соблюдение закона о продолжительности рабочего дня);
  • автоматическое генерирование нескольких вариантов производственных планов с учетом разнообразных дополнительных условий; 
  • планирование общих мероприятий (определение наиболее оптимальной даты);
  • возможность обмена сменами: электронная платформа для самоорганизации работников (обмен сменами осуществляется при обоюдном согласии сторон и получении согласия от руководителя группы).

Расстановка кадров

Для распределения персонала на предприятиях Allgaier Werke GmbH было решено выбрать модуль, который можно было интегрировать с выбранным программным обеспечением по составлению графиков. Существенная часть основных данных, необходимых для внедрения, уже была доступна, а установка программ, предлагаемых другими поставщиками, потребовала бы существенных затрат на синхронизацию с существующим модулем по организации рабочего времени.

В качестве пилотной площадки был выбран штамповочный цех. Основная цель заключалась в адаптации производства к особенностям процессов и индивидуальным нуждам персонала. Помимо функциональности, внимание уделялось и удобству использования модуля для руководителей групп. Поэтому обозначения и цветовая маркировка были позаимствованы из старой системы планирования с помощью программы MS EXCEL для упрощения перехода от старой системы к новой.

В исходные данные для планирования была добавлена актуальная информация, которой раньше руководитель группы не владел: все, даже краткосрочные, перестановки фиксировались в плане, чтобы в каждый момент времени можно было с легкостью сказать, сколько сотрудников определенной квалификации задействовано на выполнении тех или иных работ. Такое решение позволило быстро заручиться поддержкой со стороны всех заинтересованных лиц. После нескольких недель экспериментального функционирования цех начал работать в полную силу. Руководство компании Allgaier Werke GmbH приняло решение о внедрении программы на всем предприятии. Теперь рабочее время 900 сотрудников (задействованных преимущественно на производстве) рассчитывалось и контролировалось при помощи программного модуля. Были созданы 60 рабочих моделей, составлен трехсменный график работы и подготовлены требования к функционированию каждого отдела.

Основой качественного планирования является актуальная информация, но ее сбор и фиксация требуют слишком много времени. Упростить эту работу стало возможно при помощи карточек доступа и бейджей для каждого сотрудника. Они позволят автоматически фиксировать не только время прихода и ухода с рабочего места, но и продолжительность отсутствия: по рабочим вопросам, для обучения, в отпуск и т.д. Это решение помогает осуществить контроль времени без дополнительных усилий. Кроме того, это положительно сказывается на безопасности предприятия, защите его от несанкционированного доступа. Выдавая временные карточки посетителям, компания могла отмечать время и продолжительность их визита.

Поставленные перед началом внедрения цели были достигнуты. Стоит также отметить, что изначально были поставлены только те задачи, которые можно было решить на основе существующей организационной структуры, имеющегося программного обеспечения и заключенных договоров о найме. Поэтому, например, цель сократить расходы на содержание персонала за счет автоматического генерирования рабочих моделей не ставилась изначально: она вполне выполнима с точки зрения программного обеспечения, но на Allgaier Werke GmbH была труднодостижима из-за текущего количества трудовых соглашений.

Основанное на современных компьютерных технологиях производственное планирование означает существенное уменьшение нагрузки как на производство, так и на отдел управления персоналом. Время, затрачиваемое на ввод данных, коррекцию информации, текущие изменения, подготовку отчетов и аналитики было сокращено до минимума. У руководителей групп появилось необходимое время для управления производственными процессами и персоналом, вместо оперативного реагирования на возникающие проблемы. Распределение посменных рабочих также стало происходить оперативно и без задержек. Полная интеграция дала возможность делать многовариантные прогнозы на будущее. Осуществляющий планирование сотрудник сразу видит, какие последствия могут повлечь за собой те или иные изменения, и может смоделировать различные сценарии планирования. Даже составление графика подготовки учеников производственного обучения осуществляется при помощи программного обеспечения. Несмотря на различия в работе отдельных цехов, планирование происходит в единой системе.

Среди неоспоримых достоинств преимущество новой системы планирования можно назвать:

  1. Сокращение затрат времени на проведение административных процедур в отделе управления персоналом примерно на 12 часов в неделю.
  2. Более оперативная разработка планов руководителями групп.
  3. Стандартизация процесса планирования и используемого программного обеспечения в различных подразделениях.
  4. Повышение гибкости при планировании расстановки кадров.
  5. Быстрое реагирование на изменение потребностей и незапланированное отсутствие сотрудника на рабочем месте.
  6. Прогнозирование и учет объема нагрузки и времени присутствия персонала на рабочем месте.
  7. Прозрачность процесса, основанная на доступных показателях производительности.

Пример компании Allgaier Werke GmbH демонстрирует классические недостатки привычного планирования и распределения трудовых ресурсов. Оно требует значительных временных затрат, часто связано с ошибками и неточностями. Поэтому руководство компании отдало предпочтение программе управления персоналом, которая полностью интегрирована в систему организации рабочего времени. Внедрение новой системы позволило сократить административные расходы и повысить гибкость при расстановке персонала, что существенно упростило распределение рабочих и процесс перевода работников из одного отдела в другой, а также позволило оперативно реагировать на возникшие изменения. Кроме того, благодаря программе компания смогла делать прогнозы об объемах рабочего времени и степени нагрузки.

Этот пример будет близок любому российскому предприятию. Для нас также типична ситуация, когда огромное количество времени тратится на ручной ввод данных о нагрузке каждого работника, составление графиков, распределение ресурсов, а затем – на исправление допущенных ошибок. Переход на новые технологии может казаться сложным, но на самом деле всю эту работу гораздо быстрее и эффективнее могут делать машины, давая каждому сотруднику – от рабочего до директора завода – выполнять свои прямые создающие ценность обязанности.

Материал подготовлен на основании данных Günther, Maik, Workforce Management an einem Praxisbeispiel aus der Produktion Einführung einer Softwarelösung bei der Allgaier Werke GmbH, MKWI.Фото https://www.allgaier-group.com

Материал публикуется из ознакомительного номера Альманаха «Управление производством». Скачать бесплатный .PDF выпуск, узнать больше об издании и оформить подписку можно здесь: http://www.up-pro.ru/shop/almanach.html

Начать обсуждение


UP-PRO в сетях