Перейти к содержимому


Добро пожаловать в Сообщество производственных менеджеров

Добро пожаловать в Сообщество производственных менеджеров, промышленный форум номер один в России и СНГ. Регистрация открыта для всех, поэтому зарегистрируйтесь и принимайте участие в дискуссиях прямо сейчас! Вход Регистрация

Системы электронного документооборота


3 сообщений в этой теме

#1 Дмитрий Малахов

  • Сообщество UP-PRO.RU
  • PipPipPip
  • 153 Сообщений:

Отправлено 07 ноября 2017 - 09:03

Добрый день!
Прошу поделится опытом своих компании по практическому применению программ по электронному документообороту. Если возможно плюсы и минусы, иные аспекты и моменты (удобство. простота использования, оптимальная цена и.т.п.).
Есть опыт работы с DIRECTUM. Отличная программа, но цена данного продукта стала очень высока.
Если в компании есть Outlook то на его базе также возможно электронное согласование, но в нем нет функционала специализированных программ.

#2 Марат Дзюнов

    Legal DueD

  • Сообщество UP-PRO.RU
  • Pip
  • 1 Сообщений:

Отправлено 08 ноября 2017 - 02:00

Добрый день.
Посмотрите на СЭД "1С:Документооборот".
Настраивается очень гибко.
Согласование различных документов, в том числе договоров, спецификаций и т.д.
Возможность создания отчетов по исполнителям, подразделениям, компании в целом.

#3 Александр Козлов

    Пермский ЦБК

  • Сообщество UP-PRO.RU
  • Pip
  • 1 Сообщений:

Отправлено 12 ноября 2017 - 11:31

Здравствуйте. Поддержу решение 1С. Недорогое, легко адаптируемое, легко интегрируется с другими системами 1С и не1С. Помимо стандартных для СЭД функций, у нас там реализовано согласование тех.карт и номенклатур, согласование документов ТОиР. СТАР очень активно использует этот СЭД, у них ещё интереснее.

#4 Алексей Кузьмин

  • Сообщество UP-PRO.RU
  • Pip
  • 9 Сообщений:

Отправлено 19 января 2018 - 04:32

Добрый день!
А кто-то обращал внимание на замедление процессов, увеличение трудоемкости, после перехода на систему электронного документооборота (СЭД)? Принято считать, что это происходит только на первоначальном этапе. Потом, «научатся, освоятся, появится необходимый опыт», и все придет в норму. Но, если количество этапов на определенной операции увеличено вдвое, то надеяться, что пользователь резко увеличит скорость работы, чтобы скомпенсировать разницу – сомнительная перспектива.
Часто пишут, что после внедрения СЭД: «сократится время принятия управленческих решений, увеличится производительность труда за счет ускоренной обработки и согласования документов, повысится исполнительская дисциплина и, конечно, экономия за счет перехода на безбумажный документооборот».
Легко представить, сколько будет «ползти» бумажный документ, а электронный мгновенно окажется у адресата, и чем быстрее окажется, тем быстрее будет обработан/согласован/подписан и т.д.
Однозначно, СЭД есть благо и ничего кроме пользы, отчеты составляются – одно загляденье, быстро и точно. Согласен! Но если сравнить действия исполнителя и руководителя до внедрения и после внедрения СЭД, что получится?
Пример№1.
Инициатор/исполнитель.
Бумажный документооборот:
• сотрудник создает документ в word или excel,
• распечатывает,
• относит на согласование/подписание руководителю,
• выполняет следующую задачу.
Электронный документооборот:
• сотрудник создает документ в word или excel,
• открывает СЭД,
• выбирает тип документа (список огромен. «Дерево» или «Поиск»),
• заполняет необходимые реквизиты, краткое содержание и т.д.,
• выбирает адресата (вероятно, будет предложен выбор из полного списка сотрудников родного предприятия, и не только родного…),
• заполняет список согласующих/подписывающих,
• прикрепляет текст word или excel,
• отправляет на согласование/подписание руководителю,
• выполняет следующую задачу.
Почему в этом перечне есть: «открывает СЭД, выбирает тип документа, заполняет необходимые реквизиты, краткое содержание, выбирает адресата, заполняет список согласующих/подписывающих, прикрепляет текст word или excel»? Потому что суммарные затраты времени в год, при нескольких сотнях исходящих документов, увеличились на несколько рабочих дней.
Да, про: «открывает СЭД» - почему не: «один раз вначале рабочего дня»? СЭД может бать реализована несколькими «контурами» (тремя). У каждого контура свой логин и пароль. Чтобы контролировать свою деятельность «в режиме реального времени», необходимо переключение между контурами. Несколько раз в день.
Работа руководителя:
Бумажный документооборот:
• руководитель получает бумажный документ,
• изучает,
• принимает решение (пишет резолюцию прямо на документе),
• отдает секретарю,
• выполняет следующую задачу.
Электронный документооборот:
По замыслу разработчика СЭД:
• руководитель получает уведомление о поступлении документа,
• открывает уведомление,
• из уведомления, переходит в основной документ,
• открывает вложение, чтобы понять, о чем речь (потому что адекватно составленное «краткое содержание» - это фантастика),
• изучает,
• выбирает из списка исполнителя,
• набирает текст резолюции,
• жмет кнопку «отправить»,
• выполняет следующую задачу.
В реальности (возможно не у всех так):
• секретарь руководителя получает уведомление о поступлении документа,
• открывает уведомление,
• из уведомления, переходит в основной документ,
• открывает вложение,
• распечатывает (сам документ и вложение),
• передает руководителю,
• далее, как в бумажном документообороте, отдает секретарю, который вносит резолюцию руководителя в СЭД,
• выполняет следующую задачу.
Пример№2.
Однажды возникла необходимость заключить 2,5 тысячи дополнительных соглашений к действующим договорам. Однотипных, по внесению определенного условия во все заключенные договоры. Один Сотрудник, с помощью word и excel справился с задачей (были созданы в электронном виде и готовы к печати) за 45 минут (!). Использовал собственную базу договоров в excel. Которую заполнял лично, и модифицировал, в зависимости от потребностей.
Если бы использовал отчет из СЭД, не справился бы и за… (затрудняюсь назвать срок, так как выгружаемый отчет из СЭД для пользователя, непригоден даже для быстрого просмотра, не то, чтобы для какой то аналитики средствами excel). Другой способ, состоит в методичном создании каждого документа отдельно, с кучей необходимых к заполнению полей в специальной форме. Возможно, наш Сотрудник не справился бы за год.
Напоследок. Хочется, все таки, чтобы разработчики и те, кто принимает решения, пришли к пониманию того, КАК (быстро, эффективно, безошибочно…) конечный пользователь создает ценность, зависит результативность предприятия. Почему то всем легко принять это понимание в производстве (цех, строительная площадка), в офисе – труднее (потом, скажут, а подумают: «есть проблемы позначительнее»). Только лишь папки расставляем в шкафу и лишнюю канцелярию убираем… Но офисные процессы не менее, а то и более длительны, чем производственные.
А пока, думаю так: повысить или оставить на прежнем уровне эффективность отдельного пользователя, СЭД не способны. Сократить срок доставки до адресата – плюс, самый большой. Повышение эффективности отчетности предприятия или подразделения – правдоподобно. Для решения форс-мажорных задач СЭД неприспособлены. СЭД, также обладают выдающимся талантом сопротивляться любым изменениям (оно и дорого).
О практическом опыте использования СЭД. В настоящее время, ежедневно используем в своей деятельности:
• Единая система документооборота, три контура;
• Единая система управления закупочной деятельностью, три контура;
• 1С;
• Система информационного обмена (СИО);
• Система управления капитальным строительством, обязательна для одного из контуров;
• Система управления капитальным строительством инжиниринговой компании, призвана заменить СИО и 1С, но пока, переходный период, существует совместно.





1 человек читают эту тему

0 пользователей, 1 гостей, 0 скрытых пользователей