Энциклопедия производственного менеджера

Планирование рабочего дня

При планировании рабочего дня выделяют следующие типы задач: 

  • «жесткие» задачи – это задачи связанные с конкретным моментом времени (доклад в 12.00). 
  • «гибкие» задачи – это задачи не связанные с конкретным моментом времени (узнать время доклада).
  • «бюджетируемые» задачи – это задачи, являющиеся крупными по своему объему, наиболее приоритетные, не предусматривающие жесткого времени для их исполнения, но требующие большого временного ресурса (подготовиться к докладу – 4 часа).

Как планировать рабочий день? 

1 шаг.  «Жесткие» задачи планируйте на сетке времени. Например, если вы планируете несколько встреч, предусматривайте временные резервы («буферные» зоны) между ними на различные непредвиденные обстоятельства. 

2 шаг. Подготовьте полный список «гибких» задач (как правило, в ежедневнике это делается справа относительно сетки времени). 

3 шаг. Приоритетные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь, следует выделить (подчеркиванием, цветом). С них необходимо начинать выполнение «гибких» задач. Таковыми задачами могут быть: 

  • уточняющие (задачи, которые организуют рабочий распорядок для себя и подчиненных); 
  • безотлагательные (ключевые для рабочих процессов) 
  • направленные на стратегические цели. 

4 шаг. Для «бюджетируемых» задач забронируйте время во временной сетке или в списке «гибких» задач. Запомните: жестко планировать и одновременно бюджетировать более 60-70% времени – нереально! 

5 шаг. Если в ходе дня есть свободное время между «жесткими» задачами, его необходимо заполнять. Заполнять это время следует начиная с приоритетных задач. 

Пример распределения задач во временной сетке при планировании рабочего для. 

Время

 «жесткие»дела

 «гибкие»дела

8

 

 

 

 

9

 

 

 

10

 

 

 

11

 

 

 

12

 

 

 

13

 

 

 

14

 

 

 

15

 

 

 

16

 

 

 

17

 

 

 

18

 

 

 

19

 

 

 

20

 

 

 

 

Что такое технология планирования 1-7-365? 

Для того, чтобы контролировать все задачи, которые, как правило, имеют разные сроки исполнения, их следует группировать  в тематические блоки. Основополагающими позициями для группировки должны быть «день», «неделя», «год». Кроме вышеуказанных позиций можно создавать и другие (например, «проект», «работа»). При использовании электронных систем планирования имеется возможность видеть одну задачу из разных позиций (например, задача относится к группе «проект» и одновременно к группе «неделя»). 

Таким образом, в личном планировании важно иметь 3 основные позиции: 

День: задачи на сегодня – план всего дня в ежедневнике; 

Неделя: задачи, срок исполнения которых приходится на ближайшие неделю-месяц; 

Год: все остальные долгосрочные задачи.

Планирование рабочего дня

Технология планирование рабочего дня 1-7-365 проста: 

  1. Вечером, при составлении планов на следующий день, необходимо просматривать раздел «неделя». Все задачи из раздела «неделя», которые уже требуют выполнения, заносятся в раздел «день».
  2. Один раз в неделю, при составлении планов на следующую неделю, следует просматривать раздел «год», откуда все актуальные задачи переписываются в раздел «неделя». 

Метод «Альпы» 

Метод «Альпы» – система ежедневного планирования, которая широко используется как в Европе, так и в России. Название метода – условное, оно символизирует подъем к намеченным целям - «высотам». Метод «Альпы» представляет собой алгоритм из пяти шагов:

Метод

Шаг 1: Задачи

Вечером запишите все задачи, которые необходимо выполнить завтра (или с утра запишите все задачи на сегодня).

  • рекомендуется иметь 7+/– 2 задачи на день.
  • задачи на день планируются по технологии 1–7–365 (т.е. задачи из раздела «неделя», которые уже требуют выполнения, заносятся в раздел «день») 

Шаг 2: Приоритеты  

Как только вы составили список задач, их следует распределить по важности. Как это делать – зависит от вас. Вы можете, например, выделять приоритетные задачи выделять подчеркиванием или цветом, а можете использовать АВС-подход и т.п.  

Шаг 3: Время

Затем вам необходимо оценить количество времени, которое потребуется на выполнение каждой из запланированных вами задач. Если эти задачи носят ежедневный шаблонный характер, стоит заранее провести их хронометраж. Здесь главное помнить, что на «жесткие» и «бюджетируемые» задачи не может быть затрачено больше 60-70% времени.

Шаг 4: Рационализация и делегирование

Проанализируйте задачи. Выберите те, которые вы как руководитель (если это позволяет тип организационной структуры) можете передать на исполнение другим (делегировать), а так же определите, можно ли выполнить задачи быстрее, проще и с наименьшим привлечением ресурсов. 

Шаг 5: План дня и контроль

На данном этапе можно формировать жестко-гибкий план дня, приступить к выполнению задач, а так же контролировать их выполнение. В конце рабочего дня примите решения по незавершенным делам – перенесите их на другие дни, отложите или отмените. 

Ключевые области 

Ключевыми областями называют самые важные сферы жизни, в которых необходимо достичь определенных результатов. 

  • Ключевые области должны периодически пересматриваться. 
  • Нельзя выделять свыше 10 ключевых областей. 

Как определить свои ключевые области? 

  • Прежде всего, надо вспомнить и записать все ваши каждодневные дела. Далее их следует поделить на группы таким образом, чтобы каждая из групп объединяла дела, которые связаны между собой или имеют общий признак. Затем эти группы должны получить названия. Таким образом, вы сформировали для себя ключевые области. 
  • Четко сформулируйте для себя наиважнейшие цели в работе и жизни, то есть определите ключевые области на основании своих умений, желаний, взглядов. 
  • Не думайте ни о чем. Запишите свои ключевые области спонтанно. 

«Слоновые цели» 

Так называемые «слоновые» задачи – это крупные, масштабные  задачи, выполнение которых требует очень большого количества времени. Обычно выполнение таких задач не приносят видимых результатов до их выполнения. Поэтому именно эта категория дел часто откладывается «на потом». 

Как достигать «слоновых» целей? 

  • Применять SMART-технологию при формулировке целей. 

Технология SMART служит для определения критериев качества цели, которых следует придерживаться при целеполагании.

S (Specific) – описание каждой цели должно представлять собой четкий, конкретный результат.

M (Measurable) – каждая цель должна быть измеримой при помощи стандартных процедур измерения и конкретных индикаторов.

A (Agreed) – каждая цель не может быть не согласована с другими целями.

R (Reаlistic) – цель должна быть достижимой.

T (Time related) – каждая цель должна иметь четкое определение во времени, иметь конкретные сроки ее достижения.

  • Дробить «слона» на логически взаимосвязанные части и вносить их в общий список задач на день. 
  • «Поглощать» «слона» любыми частями, даже если они не имеют логической связи между собой!

Смотрите также: Производственный календарь на 2013 год.



UP-PRO в сетях