Энциклопедия производственного менеджера

Организация бизнес-процессов

Организация бизнес-процессов (Business Process Organization– объединяет мероприятия по установлению их внутренней структуры (технологической, временной, пространственной, организационной) с учетом конкретных условий компании для определенной области. Результатом является план, модель, описание процессов как основа для их реализации.

В мероприятия по организации (см. схему 1) входят: определение хода процесса и оргструктуры, определение ресурсов, установление руководства, формирование процессных данных и документов, разработка информационного обслуживания и другие аспекты.

Схема 1. Основные аспекты организации бизнес-процессов на предприятии.

Основные аспекты организации бизнес-процессов на предприятии

Шесть шагов системного подхода

Системный подход к организации процессов базируется на шести шагах (см.схему 1) и предполагает метод, состоящий из шести пунктов.

1. Исследование исходной ситуации

2. Анализ и оценка

3. Разработка концепции 

4. Детализация процессного решения

5. Внедрение 

6. Применение 

В Шаге 1 проводится исследование фактического состояния процессов с использованием различных инструментов и методов, а также его анализ. Фактическое состояние могут отражать следующие данные: владение процессом и результаты, длительность прохождения заказа (рабочих дней, смен), затраты на обработку заказа (часов/заказ, минут/заказ), количество событий и участвующих рабочих систем, доля событий, создающих и не создающих стоимость, количество организационных уровней, использование площадей, загрузка рабочих систем/мощностей, задержки, время ожидания, условия работы; управление помехами и др. На основе причин и стимулов вырабатываются необходимые цели.

В Шаге 2 собранные данные необходимо проанализировать соответствующим образом, подготовить, т.е. упорядочить, проверить на полноту, обработать и оценить.

Пример. На основе обобщения результатов Шага 1 проектная группа сформировала общую оценку в виде сильных и слабых сторон.

Возможные сильные стороны процесса

Возможные слабые стороны

- заинтересованность руководства

- мотивированные работники

- групповая и командная организация

- система вознаграждения, ориентированная на результат

- эффективные внутренние отношения «клиент-поставщик»

- гибкое рабочее время

- наличие высокопроизводительного оборудования

- длительное время прохождения заказа

- значительный уровень простоев из-за помех

- низкая доля времени процессов, создающих стоимость

- неопределенная ответственность за процесс

- высокая степень разделения работ

- нехватка мощностей

С учетом выявленных причин неэффективности начинается разработка мероприятий по изменению. В качестве альтернативных вариантов изменений выступают: полная (ре)организация процесса или его постепенное улучшение.

В Шаге 3 прорабатываются варианты возможных решений, уточняются требования и необходимые преимущества. Здесь формируются мероприятия по организации процессов, прежде всего, в форме общего планирования возможных вариантов решений. При этом справедливо следующее основное правилочем больше содержательно отличающихся друг от друга вариантов будет найдено, тем большая вероятность достижения поставленной цели. Варианты решений сравниваются по:

  • достигаемым результатам;
  • требованиям к реализации;
  • затратам и срокам реализации;
  • необходимости обучения и переквалификации работников и т.д.

В конце шага принимается окончательное решение о внедрении одного из предложенного варианта. Так как на предыдущем уже определены требования и необходимые мероприятия, то далее переходят к Шагу 4 - детализации процессного решения. Детальное планирование предполагает: собственно детализацию выбранного решения; организацию, перемещение и изменение рабочих систем, иногда рабочих мест; разработку необходимых мероприятий по реализации (проведение переквалификации, организация рабочего времени и системы вознаграждения, изменение кооперации, разработка процессных инструкций и документации).

В Шаге реализуются необходимые подготовительные мероприятия и мероприятия по изменению:

  • размещение процесса;
  • организация материального потока;
  • переквалификация работников;
  • изменение организации работы, а также методов, средств производства.

Далее выполняется собственно внедрение на предприятие выбранного решения. Для выявления возможных недостатков и слабых мест проводится пилотный проект, который означает последовательный прогон процесса до достижения запланированных результатов.

Бизнес-процесс начинает функционировать по-новому в Шаге 6. Получаемые результаты необходимо сопоставлять с установленными целями для выявления возможных отклонений и определения возможных корректировок. Полученные результаты и опыт должны обрабатываться и сохраняться. В Шаге 6 необходимо осуществлять постоянное улучшение и совершенствование, для чего используются методы в области планирования, управления и организации процессов.

Схожие термины:



UP-PRO в сетях