Анализ бизнес-процессов
Анализ бизнес-процессов (Business Process Аnalysis) – это систематическое получение данных с целью идентификации, определения, оценки и представления процесса как основы для его организации и улучшения.
Поводом для проведения анализа, как правило, является конкурентное положение компании на рынке. Сравнение цен, затрат и продуктов/услуг может прояснить необходимые требования и подтолкнуть к улучшению. Индикаторами фактической ситуации могут служить:
- длительное время поставки продукции ивозникающие проблемы со сроками выполнения заказов;
- непрозрачный ход процесса и недостаточная его глубина;
- чрезмерно широкий спектр продуктов и деталей;
- частая смена мест возникновения затрат при прохождении заказа;
- значительные внутрифирменные транспортные и складские затраты, замораживание материалов и площадей;
- высокие затраты на переоборудование при смене продукта или технологии;
- низкая доля времени обработки в общем времени прохождения заказа;
- высокие затраты и высокая загрузка мощностей; появление «узких мест» и др.
Названные индикаторы относятся, преимущественно, к ключевым процессам. Однако это не означает, что все исследование должно быть сосредоточено исключительно на них. Больший результат приносит анализ всех видов бизнес-процессов - ключевых, управленческих, поддерживающих.
Структура процесса
Для идентификации процесса как необходимого условия его улучшения, требуется определение его структуры. Здесь могут использоваться следующие данные:
- требования (количественные, качественные, экономические, экологические, временные);
- технологическая последовательность событий и действий (трансформаций), определяющая строение и характеризующая процесс по виду и цели;
- актуальная структура (последовательность выполняемой работы), как пространственно-логическая последовательность прохождения заказа через организационные единицы и рабочие системы;
- процессно-ориентированные данные, такие как длительность процесса (длительность обработки заказа), использование персонала, площади, затраты на создающие и не создающие стоимость события (транспортировка, хранение и складирование).
Для определения данных необходимы следующие инструменты:
- производственная документация и регламент;
- проведение аудита;
- проведение интервью и самоописание работников;
- описание последовательности выполнения работ;
- workshop с участниками процесса.
При изучении данных получаются ответы на следующие вопросы:
а) какой процесс анализируется? какие функциональные области или организационные единицы участвуют? когда и какие функции должны выполняться? Как выглядят результаты этих функций? Какие следствия должны исходить из этих результатов?
в) относительно хода работы – какие этапы и как они должны выполняться? какое время прохождения заказа? какие затраты? с помощью чего выполняются рабочие этапы? Какие существуют требования к качеству?
с) относительно материального потока – какие виды ресурсов? какова потребность в мощностях? какой объем мощностей в наличие? какие мощности не задействованы? какова частота колебаний в использовании мощностей? Какова матрица поступления – передачи материалов?
d) относительно информационного потока – откуда поступает информация (вход)? какие данные? по какому пути поступают? Как обрабатываются данные? куда поставляется исходящая информация (выход)?
Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов
Анализ означает в первую очередь оценку результативности, которая получается с помощью показателей. Для непрерывного процесса улучшения также как и для эффективного управления необходимо построение системы показателей, которая состоит из двух и более факторов. Различают три вида показателей: структурные, относительные и измеряемые или индексы.
Структурный показатель представляет собой отношение части к целому, причем цифра в числителе является частью цифры в знаменателе.
Например,
Относительные показатели отражают отношение различных данных друг к другу. Например,
Стоимость одного рабочего часа:
|
сумма зарплаты, рублей за квартал |
рублей |
1 875 000 |
156,25 |
|
количество отработанных часов в квартал |
час |
12 000 |
Производительность труда за один рабочий час:
|
Произведено продукции в периоде, рублей |
рублей |
10 357 000 |
414,28 |
|
Количество отработанных часов |
час |
25 000 |
Затраты на один тонна-километр:
|
Затраты на транспорт, рублей |
рублей |
200 000 |
0,21 |
|
Путь х вес перевезенных грузов |
т-км |
950 000 |
В коэффициентах и индексах соотносятся цифры в равных единицах измерения, но из различных, большей частью равных по величине периодов или относящиеся к различным моментам времени.
Примеры
Показатель оборота:
|
Коэффициент оборота= |
1,6 млн. рублей |
= 1,33 |
|
1,2 млн. рублей |
Если выразить показатель А в процентах от показателя Б, тогда говорят об индексе:
Примеры индексов: оборот в базовом году взят за 100%, тогда индекс оборота в текущем году составит:
|
индекс оборота= |
1,6 млн. рублей |
*100%= 133% |
|
1,2 млн. рублей |
Для оценки интегральной результативности внедрения бизнес-процессов предприятия существует европейская модель оценки совершенства EFQM, которая была основана в 1988 году четырнадцатью ведущими предприятиями Европы на паритетных началах с целью разработки для улучшения и упрощения производственных процессов на предприятиях. Один раз в год одно предприятие награждается Европейской наградой качества (European Quality Award). Получить ее может одно из предприятий, внедривших у себя модель EFQM и получившее наилучшие результаты.
Схема 2. Европейская модель оценки совершенства EFQM.
